Защита конфиденциальной информации требует реализации целого ряда мероприятий, к числу которых можно отнести хранение документации в сейфах, установку видеонаблюдения в определенных зонах, ведение журнала учета документов, использование шифрования при передаче файлов по электронной почте, ограничение доступа в интернет и блокировку USB-портов на рабочих станциях некоторых сотрудников и другие подобные меры.

Для защиты информации, обладающей коммерческой ценностью, необходим режим коммерческой тайны.

Вам потребуется:

• Определить перечень информации, составляющий коммерческую тайну. Важно учитывать, что закон относится к информации, а не к конкретным документам. Перечень последних рекомендуется составлять отдельно, уточняя, какие данные содержатся в каких документах;
• Установить правила работы с данной информацией и следить за их соблюдением. Удобнее всего разработать инструкции по обращению с коммерческой тайной;
• Вести учет сотрудников, имеющих доступ к коммерческой тайне. Лучше всего составлять список по должностям, а не по именам — это упростит предоставление доступа. Лица, которым предоставляется доступ, обязаны подписать письменное соглашение о неразглашении. В противном случае существует риск, что в случае утечки информации они смогут утверждать, что не знали о конфиденциальности, и вам будет сложно опровергнуть это;
• Урегулировать использование информации, составляющей коммерческую тайну, среди работников и партнеров. Проще всего добавлять соответствующие пункты в трудовые контракты и соглашения с партнерами;
• Наносить гриф «Коммерческая тайна» на физические носители или включать его в состав реквизитов документов.

Если хотя бы одно требование закона не выполнено, режим коммерческой тайны не вводится. Это может привести к отказу в привлечении сотрудника к ответственности за раскрытие конфиденциальной информации.

Срок действия режима коммерческой тайны законом не определен для большинства видов информации. Исключение составляют первичная и интерпретированная геологическая информация о недрах, регулирующаяся законом о недрах.

Как внедрить меры по защите информации в организации

Для предотвращения утечки коммерческой тайны со стороны сотрудников необходимо ознакомить их под роспись с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, установленным в вашей компании, режимом коммерческой тайны и последствиями его нарушения. Важно также обеспечить работникам условия, способствующие соблюдению режима коммерческой тайны. Это может включать предоставление сейфа, установку программного обеспечения для защиты информации.

Рекомендовано внести пункт о запрете разглашения коммерческой тайны в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему. Дополнительно вы можете подписать отдельное соглашение о неразглашении конфиденциальной информации, которое станет приложением к трудовому договору. В таком соглашении можно указать, какие данные считаются конфиденциальными, какую ответственность понесёт сотрудник в случае их раскрытия, а также период, в течение которого он должен сохранять тайну. Следует учесть, что законодательство требует от сотрудника не разглашать конфиденциальную информацию, принадлежащую работодателю и его контрагентам, и не использовать её в личных интересах во время действия режима коммерческой тайны, включая период после окончания трудовых отношений.

Мы не советуем вводить штрафы для сотрудников за раскрытие конфиденциальной информации. Трудовое законодательство не предусматривает денежные штрафы в качестве меры дисциплинарного воздействия. Вас могут привлечь к ответственности не только за наложение штрафа, но и за само его установление. Если вы стремитесь поощрять ответственное поведение среди сотрудников, сообщите им, что за незаконное разглашение или использование коммерческой тайны вы имеете право уволить их согласно п. «в» ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Помимо этого, в таком случае им грозит административная ответственность, а также возможное уголовное наказание, включая лишение свободы.