Юридические услуги для бизнеса
Работаем дистанционно
по всей России 24/7
Информационные письма контрагентам являются официальным способом общения между сторонами коммерческого взаимодействия. Такие письма предназначены исключительно для передачи необходимой информации, документов и материалов, сопровождающих основное сообщение. Составляются такие письма произвольной формы, свободной структуры и носят чисто информационный характер.
Оформление информационного письма осуществляется следующим образом:
Шрифт письма предпочтительно использовать стандартного размера №12–14. Абзацный отступ устанавливается равным 1,25 см.
Текст в документе должен располагаться равномерно, с соблюдением следующих правил набора:
Текст выравнивается по ширине всего листа (полностью заполняет пространство между левым и правым полем). Максимальная ширина самой длинной строки определяется положением печати:
Дополнительно внутренние корпоративные акты организации вправе устанавливать специальные правила выделения отдельных элементов письма (например, названия адресата, темы письма или подписи) с использованием жирного начертания символов.
Реквизиты Информационного письма
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: эмблема, товарный знак (знак обслуживания), наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности лица, справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, место составления (издания) документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, текст документа, отметка о приложении, подпись, отметка об электронной подписи, печать, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа, отметка о контроле, отметка о направлении документа в дело.
Оформление информационного письма
1. Полное наименование организации-автора
Название организации, указанное на официальном бланке, должно абсолютно точно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе и других учредительных документах этой организации. В случае наличия официально зарегистрированной сокращённой формы наименования, она должна указываться в круглых скобках сразу после полного названия.Например:
Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Институт химии твёрдого тела Уральского отделения Российской академии наук (ФГБУН ИХТТ УрО РАН)2. Верхнее расположение наименования высшего учреждения
Над основным наименованием организации может быть указано название вышестоящей организации. Это допустимо как в полном варианте, так и в сокращённом формате.
Пример:
Министерство здравоохранения Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования Первый Санкт-Петербургский государственный медицинский университет имени академика И.П. Павлова (ПСПбГМУ им. акад. И.П. Павлова)3. Подразделения организации
Наименование структурных подразделений организации (в частности филиалов, представительств, дирекций, советов, комиссий и прочих органов управления) располагается непосредственно под официальным названием организации и соответствует внутренней документации компании.
Пример:
Российская академия наук Сибирское отделение РАН Красноярский научный центр СО РАН Институт леса им. В.Н. Сукачёва КНЦ СО РАН4. Должность составителя документа
Для должностного лица организация предусматривает точное написание официальной должности. Она размещается сразу под названием организации или территории (край, область, округ). Важно соблюдать именно ту формулировку, которая указана в распоряжении о назначении конкретного лица.
Пример:
Правительство Вологодской области Заместитель Губернатора Вологодской области5. Контактные данные организации
Документ должен содержать контактные сведения организации:
Эти реквизиты помогают идентифицировать источник документа и обеспечивают возможность оперативной связи с организацией.
6. Реквизиты обязательной регистрации
Во всех видах документов (кроме бланков государственных и муниципальных органов) обязательным является указание идентификационных кодов организации:
Примеры реквизитов:
ОКПО 98654321 ОГРН 1234567890123 ИНН 7710888888 КПП 7710010017. Дата составления документа
Дата подписания документа фиксируется рядом с местом подписи.
Допустимы два формата представления даты:
8. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер включает числовое обозначение, иногда дополняемое буквенными символами. Этот номер формируется в зависимости от принятой системы учёта документооборота конкретной организации и может включать индексы делопроизводства, указание корреспондента, должности подписавшего лица и пр.
Пример:
№ АА-23/1234-ОМ
9. Входящая ссылка
При ссылке на поступивший ранее документ обязательно указание его регистрационного номера и даты получения.
Пример:
Вх. № 12345 от 05.03.2021
10. Ограничительный гриф секретности
При необходимости ограничить доступ к содержанию документа в правом верхнем углу первой страницы устанавливается соответствующая отметка («для служебного пользования», «конфиденциально», «коммерческая тайна»). Оформление и вид такой отметки регулируются федеральным законодательством и локальными нормативными актами организации.
11. Получатели документа
Адрес получателя расположен в верхней правой части листа и оформлен следующим образом:
Примеры оформления адресата:
Директору ООО «Альянс-Сервис» Иванову П.С. ООО «Салют-Тур» ОАО «Роснефть», отдел маркетинга ПАО «Газпром», директор департамента кадров Петров М.В.
Допускается сокращение перед фамилией адресата: «г-ну» (если адресат мужчина) или «г-же» (если женщина):
г-ну Иванову П.С., Генеральному директору АО «Техпром»При массовой рассылке допускается использование общего обращения типа «Руководителям территориальных управлений (по списку)».
Таким образом, правильное оформление заголовочных частей и реквизитов гарантирует юридически корректное восприятие документа и обеспечивает соблюдение стандартов деловой переписки.
12. Адресаты в документах
Один документ может иметь не больше четырёх адресатов. При втором, третьем и четвёртом адресе слово «копия» не ставится. Если число получателей превышает четыре, формируется отдельный лист рассылки, где перечислены все адресаты, а на основном документе фиксируется лишь один конкретный адресат либо общий перечень получателей.
Пример оформления адресата юридического лица
Адресат компании выглядит следующим образом: ООО «Контрагент», ул. Профсоюзная, дом № 70, Москва, индекс 117393.
Почтовый адрес и правила его указания
При оформлении реквизита «Адресат» возможно указание почтового адреса. Порядок элементов почтового адреса регламентирован правилами предоставления услуг почтовой связи, утверждёнными Минкомсвязи РФ. Однако почтовый адрес необязательно указывать в письмах, направленных в высшие государственные структуры, организации, подчинённые или постоянные корреспонденты (исключение — случаи отправки почтой в конвертах с прозрачной частью окна).
Оформление адресата физического лица
Для физических лиц структура такая: ФИО, полный почтовый адрес.
Пример: Фамилия И.О., Садовая улица, дом 5, квартира 12, город Люберцы, Московская область, индекс 301264.
Электронная почта и факсы
При направлении электронных сообщений или факсов почтовый адрес не указывается. Вместо этого допустимо указать e-mail или телефон/факс.
13. Информация о языковой принадлежности письма
Информационные письма составляются на русском языке или государственных языках субъектов РФ согласно законодательству регионов.
14. Реквизиты документа-первоисточника
В информационных письмах ссылаются на нормативные акты или внутренние распоряжения с обязательным указанием реквизитов: название акта, органа-изготовителя, даты и номера регистрации документа, заголовка или типа документа.
Также отмечается организация или должностное лицо, утвердившее документ, и дата утверждения.
Формы изложения содержания письма
Возможны две основные формы подачи материала:
— от первого лица множественного числа («информируем», «сообщаем»)
— для коллективных обращений;
— от первого лица единственного числа («сообщаю», «довожу до сведения») — если письмо содержит личную подпись должностного лица.
Примеры форм обращения Формулировка: «Информируем о том, что поступил запрос…» Или: «Информируем о размещённой информации…» Просьба учитывать эту информацию при дальнейших действиях.
15. Употребление сокращений и оформление подписей
Допустимы только общепринятые аббревиатуры и стандартные сокращения. Имя и отчество сотрудников указываются после фамилии.
16. Этикетные формулы обращения и завершения письма
Используются приветствия вроде: «Уважаемый генеральный директор!» «Уважаемый господин председатель правления!»
Завершающая формула — «С уважением».
17. Структурирование письма
Оптимально формировать информационное письмо по одному конкретному вопросу. Если возникают разные темы, лучше подготовить отдельные письма по каждой теме отдельно.
Однако допускаются исключения, когда разные вопросы связаны между собой и рассматриваются одним адресатом.
18. Простые и сложные информационные письма
Простое письмо состоит из двух частей: обоснования и основной части. Сложные письма включают введение, основное содержание и заключение.
19. Оформление приложений
Если приложенные материалы указаны в тексте, отмечают общее количество листов и экземпляров: «Приложение: на 2 л. в 1 экз.»
Если приложений много, перечисляют каждое подробно: «Приложения:
Если приложенный материал сброшюрован, достаточно указать его название и количество экземпляров: «Приложение: отчет о НИР в 2 экземплярах».
Электронные носители оформляются отдельно: «Приложение: CD в 1 экз.».
20. Требования к оформлению подписи
Подпись должна включать должность сотрудника, его собственную роспись и её расшифровку (инициалы и фамилию).
Если документ подписан не на фирменном бланке, дополнительно указывается полное название организации.
Подписи должностных лиц разного уровня располагаются последовательно сверху вниз, начиная с высших позиций.
Равнозначные должности подписывают на одном уровне.
Особенности электронной подписи
Использование цифровой подписи требует соблюдения ряда правил:
— местоположение такой отметки соответствует расположению обычной подписи;
— она должна быть видимой и разборчивой;
— недопустимо наложение одного элемента подписи поверх другого или текста документа;
— данные подписи содержат сертификат, ФИО владельца, период действия и дополнительную информацию (например, гербовую символику).
21. Заверение документов печатью
Печати применяются для удостоверения подлинности подписей руководителей на важных юридических актах, финансовых бумагах и прочих документах, подлежащих официальному заверению.
22. Дополнительные реквизиты
Отметки об исполнителе и дате получения являются обязательными элементами. Эти записи дополняют информацию о сотруднике-исполнителе, контактных данных и датах обработки документа.
Вяткина и парнеры — Ваша надежная поддержка в юридических вопросах
Мы предоставляем профессиональные юридические услуги предпринимателям во всех регионах России. Неважно, где ведется Ваш бизнес — мы готовы оказать квалифицированную помощь независимо от географического расположения!
Какие услуги мы предлагаем?
Подготовка любых видов процессуальных документов, включая проекты исков, жалоб, ходатайств и многое другое.
Индивидуальная консультация по правовым вопросам, связанным с ведением предпринимательской деятельности.
Комплексное юридическое сопровождение сделок и проектов любого уровня сложности.
Для оформления заявки на наши услуги достаточно написать нам сообщение через мессенджеры WhatsApp или Telegram,
либо позвонить по телефону +7 908 794 8054.